Basware : 5 questions à Olivier Taligault, Global mandate program lead

Dans un premier temps, présentez-vous professionnellement et sur le rôle que vous avez intégré dans la société  ? Quelle est votre valeur ajoutée, ce que vous offrez à l’entreprise ?

Mon parcours a débuté chez American Express en 2004, où j’ai mis en place l’une des premières solutions d’émission de factures électroniques pour American Express Travel en Europe. Par la suite, j’ai occupé plusieurs postes chez American Express, toujours dans le domaine de la gestion des flux de données de facturation. En 2012, j’ai rejoint Ariba, une plateforme S2P, où j’ai travaillé pendant sept ans. Mon rôle était alors de mettre en place et de superviser les équipes de Customer Success pour l’Europe du Sud et le Moyen-Orient. En septembre dernier, j’ai rejoint Basware en tant que consultant externe. Ma mission actuelle consiste à organiser et à mettre en place une structure de gestion des mandats de facturation à l’échelle mondiale, englobant non seulement la France, mais également d’autres pays où d’autres mandats doivent être mis en œuvre. Mon objectif principal est de créer une organisation dédiée à la gestion des exigences réglementaires pour Basware à travers le monde. Initialement axée sur la France, cette mission s’est étendue à d’autres pays en raison de nouveaux délais à respecter. Pour ce faire, j’ai travaillé à constituer une équipe rassemblant différents départements de Basware impliqués dans l’implémentation de réglementations. Cela inclut nos équipes produits, marketing, d’implémentation chez les clients, avant-ventes et commerciales. 

Comment Basware accompagne les Directions Financières dans leur quotidien  ?

Alors, notre valeur ajoutée principale chez Basware réside dans notre collaboration avec les directions financières de nos clients. Notre objectif premier est de les aider à automatiser leurs processus de gestion de factures, souvent complexes, pour accroître leur productivité. Grâce à nos outils d’intelligence artificielle et de machine learning, nous offrons à nos clients un processus quasiment entièrement automatisé, à plus de 90 %. Cela signifie qu’ils n’ont pas à traiter les factures reçues de leurs fournisseurs, de la réception à la comptabilisation.

Notre principal avantage réside dans notre utilisation continue de l’intelligence artificielle et du machine learning. Répondre à l’ensemble des réglementations est pour nous une évidence, non seulement une obligation. Nous adoptons une approche globale en travaillant avec de grandes entreprises européennes et mondiales telles que DHL, Mercedes, et Vinci, qui opèrent sur plusieurs marchés. Nous accompagnons nos clients tout au long de leur contrat avec nous en organisant des comités spécifiques pour recueillir leurs besoins, ce qui guide notre feuille de route de développement. Notre approche est globale pour répondre à leurs besoins, mais nous mettons surtout l’accent sur l’écoute attentive de leurs besoins et de leurs nouvelles exigences fonctionnelles. Cela s’applique à tous les marchés sur lesquels ils opèrent, nous permettant ainsi de façonner notre développement technologique et fonctionnel en accord avec leurs attentes.

Vous accompagnez les directions financières dans leur quotidien. Expliquez-nous comment ça se passe le système d’automatisation de gestion des factures ?

Nous travaillons principalement avec des entreprises d'envergure mondiale. Pour elles, plusieurs actions sont nécessaires lorsqu'elles reçoivent une facture. Elles doivent vérifier que cette facture est bien destinée à elles, provenant d'un fournisseur référencé chez elles. Elles doivent également s'assurer que les services ou produits facturés ont été commandés et livrés. Ensuite, il est crucial de procéder à la comptabilisation de cette facture, en déterminant où elle doit être enregistrée, que ce soit au niveau d'un centre de coûts, d'un bon de commande spécifique ou d'une entité particulière. Tout cela implique des contrôles détaillés. La solution Basware automatise l'ensemble de ce processus. Une fois que la facture est enregistrée, la plateforme Basware réalise tous ces contrôles, vérifiant la validité du fournisseur, la réalisation de la prestation, l'existence d'une commande correspondante et la destination appropriée de la facture. De plus, elle effectue tous les contrôles nécessaires pour garantir la conformité légale des factures, puis les renvoie aux systèmes comptables du client pour leur enregistrement et leur paiement. Grâce à Basware, les comptables n'ont généralement pas même besoin de visualiser ces factures, car la plateforme s'en charge entièrement. De plus, étant donné que les factures sont électroniques, elles sont stockées pour des vérifications fiscales ultérieures, permettant aux administrations fiscales d'accéder directement aux factures des entreprises via notre plateforme.

Quelles sont les principales innovations de votre solution ?

La mise en œuvre de cette solution offre plusieurs avantages notables. Tout d'abord, elle libère les ressources comptables, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, cela réduit considérablement les coûts de gestion des factures. Actuellement, le coût de traitement d'une facture papier s'élève à environ 8 euros. En écoutant attentivement nos clients, nous avons identifié un besoin croissant dans la gestion des factures : la prévention de la fraude. Nous avons récemment acquis une société, Glantus, qui nous permettra de soutenir nos clients dans la détection et la prévention des fraudes liées aux factures. Cette acquisition s'appuie également sur des outils d'intelligence artificielle pour offrir des solutions plus efficaces et adaptées à ces besoins en constante évolution.

Est-ce que vous avez un cas, peut-être à partager, une chose qui a été marquante dans l'évolution de Basware ?

La mise en place de notre solution permet une optimisation significative des processus. Plus de 90 % des factures sont automatiquement appariées et traitées sans intervention humaine, réduisant notamment le temps de traitement à 24 heures, contre plus de 30 jours pour les factures papier. Même les 10 % restants sont gérés par un processus automatisé, où les factures rejetées sont renvoyées avec une explication au fournisseur pour une réémission rapide. Nous travaillons particulièrement sur le mandat français pour élargir nos services en gestion de la fraude. Cet aspect est crucial, car selon une étude de la banque JPMorgan, plus de 70% des entreprises ont été victimes ou pourraient être victimes de fraude à la facturation, impactant non seulement les finances, mais aussi l'image de l'entreprise. Prévenir ces fraudes est essentiel, d'où notre engagement dans l'automatisation des contrôles pour éviter tout paiement frauduleux. La formation des collaborateurs sur la sécurisation des données et la vigilance face aux tentatives d'escroquerie est également primordiale. Pourtant, les conséquences d'une fraude peuvent être bien plus élevées que les investissements nécessaires à ces dispositifs de sécurité.